Tässä tietosuojaselosteessa kerromme henkilötietojen käsittelystä sekä oikeuksistasi omiin henkilötietoihin.
”Henkilötiedoilla” tai ”henkilökohtaisilla tiedoilla” tarkoitetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sellaisia tietoja, joiden perusteella rekisteröity henkilö voidaan tunnistaa. ”Henkilötietojen käsittelyllä” tarkoitetaan esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä, keräämistä, suojaamista sekä säilyttämistä.
Käyttämällä verkkosivustoamme ja/tai tilaamalla palveluitamme, hyväksyt tietojen käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mahdollisten lainsäädännön muutosten ja palveluidemme kehityksen takia pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa.
Tietosuojaseloste InCore Oy
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 13 artiklan mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 24.5.2023. Viimeisin päivitys 24.5.2023.
1. Rekisterin nimi
InCore Oy asiakas- ja markkinointirekisteri
2. Rekisterinpitäjä
InCore Oy
Kalarannantie 28, 49210 Huutjärvi
Y-tunnus 3337722-6
Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostilla: tietosuoja@incore.fi
3. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan kerätä tietoa seuraavista ryhmistä:
- potentiaalinen asiakas tai yhteyshenkilö
- asiakas tai asiakkaan yhteyshenkilö
- yhteistyökumppani tai alihankkija
- tapahtuman osallistuja
- sähköisen palvelun käyttäjä
- verkkosivujen käyttäjä
Henkilö voi kuulua edellä mainituista rekisteröityjen ryhmistä yhteen tai useampaan ryhmään samanaikaisesti.
Kerättävät tiedot voidaan ryhmitellä seuraavasti:
Henkilökohtaiset perustiedot
esim. nimitiedot, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, titteli tai ammattinimike, työnantajan tiedot, koulutus, kiinnostuksen kohteet, linkit sosiaalisen median profiileihin
Yritysasiakkaan tiedot ja lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot
esim. asiakkaan yhteystiedot, päätöksentekijät ja yhteyshenkilöt, sopimukset
Ilmoittautumista- ja osallistumista koskevat tiedot
esim. tapahtuman ajankohta ja ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot, palautteet, muut asiakassuhdetta koskevat tiedot
Käyttäjä- ja verkkoliikennetiedot
esim. kirjautumistunnus, käyttäjänimi, IP-osoite, vierailtu sivu, vierailun ajankohta, url-reitti, selaintyyppi ja -versio, palveluiden käyttö, laite- ja evästetunniste, tiedot kanavasta
Suostumustiedot
esim. suoramarkkinointi-, sähköpostimarkkinointiin ja evästeihin liittyvät suostumukset ja kiellot
Taloudelliset tiedot
tilauksiin, sopimuksiin ja laskuihin liittyvät tiedot
- Tilastot, jotka näyttävät, kuinka käyttäjät käyttävät tarjoamiamme palveluja ja sisältöä
- Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen hoito ja asiakkuudenhallinta
- markkinointiviestintä ja suoramarkkinointi
- myynti
- asiakkaiden segmentointi
- myynti- ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentaminen verkossa
- henkilökohtaisen kohdennetun sisällön tuottaminen verkossa
- tilastointitarkoitukset
InCore Oy ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:
- Suostumus: kun henkilö antaa suostumuksensa käsitellä henkilötietoa (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 a)
- Sopimus: kun on InCore Oy:n asiakkaana (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 b)
- Lakisääteinen velvoite: kun kyse on InCore Oy:n lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 c)
- Oikeutettu etu: kun InCore Oy käsittelee henkilötietoa esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseksi, tilastointitarkoituksiin ja joissain tapauksissa suoramarkkinointiin. Oikeutettu etu muodostuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisestä asiakassuhteesta. (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1 f)
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan kerätä myös evästeiden avulla.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä tai henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yrityksen ulkopuolelle. InCore Oy voi käyttää ulkopuolisia IT-palveluntarjoajia, jotka mahdollistavat palvelun teknisen tuottamisen.
Tietoja voidaan luovuttaa sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi tai lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
7. Tietojen siirto EU:n tai EFTA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai EFTA:n ulkopuolelle.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vähintään asiakassuhteen keston ajan tai niin pitkään kuin säilyttäminen on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden toteuttamiseksi.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
InCore Oy toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet käsitellessään henkilötietoja.
Henkilötietoja käsittelevät pääsääntöisesti vain InCore Oy:n henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään. Pääsyä tietoihin rajataan tarvittaessa työtehtävän mukaan rajatuin tiedonkäyttöoikeuksin. Mahdollinen manuaalinen aineisto tuhotaan välittömästi.
Henkilökunta on koulutettu toimimaan tietoturvallisesti ja tietosuojaa kunnioittaen. Tiedon käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Sopimuskumppaneilta ja alihankkijoilta edellytetään riittävän tietoturvan toteuttamista ja henkilötietojen lainmukaista käsittelyä. Kunkin palveluntarjoajan kanssa tehdään sopimus, jossa on sovittu myös henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Valituksen voi tehdä tietosuojavaltuutetun toimistoon.